Em 2001, David Allen lançou um livro que me impactou e até hoje ainda impacta o mundo corporativo. O livro se chama Getting Things Done, e criou um método de produtividade chamado comumente de GTD.
O objetivo era ainda mais audacioso, David não queria somente ajudar pessoas a serem mais produtivas, mas também eliminar stress desnecessário com as frustrações que vem com o esquecimento ou com o gasto de energia de ficar constantemente lembrando daquela atividade. A isso ele chamou de “Open Loops” ou “stuff”, coisas que ficam constantemente girando na nossa cabeça, ocupando nosso tempo e gastando energia que poderia estar sendo melhor aproveitada. O livro é tão antigo, que tem alguns capítulos dedicados a como devemos lidar com a bagunça do papel, correspondências, panfletos, e cartas. Hoje, mais do que nunca, e-mails e spams são os verdadeiros vilões de nossa produtividade.
Getting Things Done
O método GTD se estrutura em um framework que tem por objetivo te ajudar a colecionar informações, processar, organizar, planejar e fazer. O grande problema, muita das vezes, é exatamente como processar toda a informação que recebemos, e para isso, podemos usar uma técnica bastante prática e direta.
A grande sacada de David foi desenvolver um processo que pode ser usado com tudo que temos, recebemos e fazemos, e que deve vir antes da ação propriamente dita. Até porque, nem sempre as coisas que recebemos demandam alguma ação. Levando-se em consideração minha experiência com coaching e PNL, eu adaptei e simplifiquei esse processo, de forma que, de tanto fazer, ele fique impresso na sua mente de forma automática.
Em primeiro lugar, precisamos entender e acreditar que “Stuff” é literalmente tudo que recebemos. Seja impresso ou eletrônico, seja um pedido, uma ligação, um e-mail, um panfleto, uma conta para pagar, uma solicitação, um presente, até nosso salário e investimentos. Tudo isso são “inflows”, quer dizer, coisas que entram no nosso fluxo de entrada. A partir desse momento, precisamos tomar uma única decisão. Essa coisa que recebemos precisa ser transformada ou não?
O que é transformar?
Exemplo prático. Você recebe a conta de luz da sua casa. Se ela não estiver em débito automático, você vai precisar transformar essa conta de uma “notificação” de pagamento para uma conta paga. Mas se ela estiver em débito automático, a transformação já está automatizada, logo, para seu controle, basta arquivar a conta (ou mesmo jogar fora). Logo, a primeira encruzilhada é: Preciso transformar ou não essa coisa? Essa decisão é normalmente automática, a acontece muito rápido e te joga para os dois primeiros blocos. Se não preciso transformar, você vai para a etapa 1.
Etapa 1- Excluir ou Arquivar
Se você não precisa transformar nada, você vai para a etapa 1 e se pergunta: Essa “coisa” que recebi é significativa para mim? Sim, então vou arquivar. Não é significativa, então posso jogar fora. Fim da etapa 1 e do processo.
Mas o que torna algo significativo para nós? Isso vai depender de cada um. As vezes um cartão de visita vai ter um significado maior que outro (é de um amigo de infância) ou até mesmo um presente de alguém que você detesta pode ir pro lixo. Depende de você. E as formas de arquivar variam muito também. Eu uso o aplicativo Evernote para tudo, e arquivo tudo que posso nele, até mesmo documentos e coisas que recebo de papel, como por exemplo, o receituário de um médico.
Mas se eu precisar fazer uma transformação, seja pagar aquela conta, seja um e-mail com uma solicitação, seja uma atividade do trabalho? Aí vamos para a Etapa 2.
Etapa 2 – Delegar ou Fazer
Em primeiro lugar, recebemos muitas coisas no nosso dia a dia que não são de nossa responsabilidade. No caso da conta, de repente você recebeu, mas não é você que paga, ou aquela solicitação que chegou no seu e-mail é para outra pessoa. Entenda que, o delegar desse processo é literalmente “Delargar”. Se você vai delegar uma atividade para alguém, mas você ainda é responsável pelo resultado final, você não está necessariamente delegando, apenas dividindo e distribuindo tarefas. Delegar é passar a responsabilidade para outra pessoa, e nem ter que cobrar depois se aquilo foi feito ou não.
Bom, se aquela coisa é de sua responsabilidade, você precisa fazer, e nesse caso, na etapa 2, o foco é resolver rápido. Logo, se eu tenho que fazer, farei somente se a atividade de transformação levar menos de 2 minutos.
Os 2 minutos.
O que eu consigo fazer em 2 minutos? Responder algum e-mail com algum status, agendar uma conta, passar na farmácia do lado do escritório para comprar um remédio, responder aquela pergunta de um cliente no WhatsApp. Aqui as vezes acabamos sendo um pouco flexíveis, e podemos levar 3, 4, 5 minutos, caso nosso cálculo de tempo tenha sido errado. Mas se é para demorar mais do que esse tempo, não faça ainda. Vá para a etapa 3.
Etapa 3 – Criar e Categorizar
Aqui a transformação é mais profunda, demorada e complexa. Aqui é onde ficam as atividades, projetos, coisas que você precisa investir mais tempo para transformar, ou precisa controlar e dividir tarefas para realizar. Aqui é o final do seu funil e vão entrar muito menos “coisas” para fazer, mas serão atividades complexas e mais demoradas. Por exemplo, terminar aquele relatório comercial, ou ir até alguma localidade fazer uma entrega, ou ter que ir ao shopping trocar aquele presente, ou terminar de ler aquele livro. Tudo isso envolve tempo. Nesse caso, para tirar isso da sua cabeça e se organizar, você precisa criar essa atividade, em algum lugar, seja individualizada, seja dentro de um projeto.
É aqui que as maiores dúvidas e problemas de organização aparecem, pois muitas pessoas não sabem que ferramenta usar, ou usam ferramentas analógicas, como agendas e cadernos. Alguns usam aplicativos e celulares. Bom, eu uso, advinhem? O Evernote. Mas o importante é organizar como quiser, é criar a atividade, e depois categorizar ela para que não fique perdida no tempo e no espaço.
Como categorizar?
Uma forma fácil e objetiva de categorizar coisas é usar o 5W 2H. Desenvolvido por japoneses da empresa automobilística para auxiliar na execução do PDCA, do inglês significa: Why, What, Who, Where, When, How e How much. Ou melhor, categorize sua atividade definido o porquê dela, o que ela é, pra quem, onde será feita, quando será feita, como e qual o custo.
Nem todas as atividades terão todas essas categorias, mas saber o que ela é (pessoal, trabalho, saúde, dinheiro, etc…) e quando deve ser feita (até quarta, hoje, semana que vem), é fundamental para um controle mínimo de prioridades e atividades. Feito isso, atividade inserida em algum lugar que não seja na sua cabeça, categorizada para facilitar o controle e a busca. Acabou. Fim do processo. Agora é só fazer o que você planejou e voltar ao processo quando chegar mais “Stuff”.
A grande vantagem.
E agora? Seu funil de “coisas” está vazio, assim como sua mente está livre do loop constante de lembranças das coisas que você precisa fazer. Ou você já fez, ou estão todas enfileiradas e organizadas para serem feitas no seu devido tempo e prioridade.
Você agora pode usar esse espaço na sua mente para pensar no que realmente importa, ter ideias, planejar a longo prazo, criar novas possibilidades para alcançar uma vida ainda melhor. E vai por mim, você vai começar a excluir tanta coisa, delegar, fazer, quem sabe até dar novo significado ao que realmente importa ser feito. E isso é produtividade.
Para se aprofundar mais no método GTD você pode visitar o site http://www.calldaniel.com.br, que oferece cursos na metodologia e tem um Blog Excelente. Também pode adquirir o livro de David Allen, chamado aqui no Brasil de “A arte de fazer acontecer – o método GTD”. Eu recomendo.